Wer ihn nutzt, was eingetragen wird und wie digitale Unterweisungen mit Etiketten für den Papierpass zusammenpassen.
Ein oranger Sicherheitspass macht wichtige Informationen zum Arbeitsschutz unterwegs verfügbar. Das persönliche Nachweisheft, auch Personal Safety Logbook genannt, bündelt Angaben zu Unterweisungen, Schulungen und Qualifikationen. Besonders bei Montage-, Wartungs- und Serviceeinsätzen können Beschäftigte ihre dokumentierten Nachweise dadurch kompakt mitführen.
Doch was gehört in den Pass, wer darf Einträge vornehmen und wie lässt sich das Heft mit digitalen Unterweisungsnachweisen verbinden?
Der von BVEG und DGMK herausgegebene Sicherheitspass ist ein persönliches Nachweisheft für Informationen zu Gesundheit und Arbeitssicherheit. Er ist deutsch- und englischsprachig aufgebaut und trägt deshalb zusätzlich die Bezeichnung „Personal Safety Logbook“. Es handelt sich um ein nicht amtliches Dokument, nicht um einen behördlichen Ausweis.
Sein Zweck ist eine übersichtliche Dokumentation: Verantwortliche sollen erkennen können, welche Unterweisungen und Qualifikationen für eine Person festgehalten wurden. Der Sicherheitspass sammelt diese Informationen an einer Stelle. Er ersetzt aber weder die tatsächliche Qualifikation noch die Durchführung einer erforderlichen Unterweisung.
Der Sicherheitspass wird insbesondere auf Baustellen und in Industrieanlagen eingesetzt. Er ist vor allem dort hilfreich, wo Beschäftigte an unterschiedlichen Arbeitsorten tätig sind und Angaben zu ihrer Qualifikation vorlegen sollen. Dazu passen beispielsweise Montage-, Instandhaltungs- und Serviceeinsätze.
Die Pflicht zur Unterweisung ist dabei nicht mit einer allgemeinen Pflicht zum orangefarbenen Sicherheitspass gleichzusetzen. Auch die SCC-VAZ-Checkliste 2021 lässt ausdrücklich zu, dass Unternehmen keine Sicherheitspässe führen. Entscheidet sich ein Unternehmen dafür, verlangt sie unter anderem geregelte Eintragungen, zugehörige Nachweise und das Mitführen durch die Beschäftigten.
Vor einem Einsatz sollten Unternehmen deshalb klären, welche Anforderungen am jeweiligen Standort gelten:Wird ein Sicherheitspass verlangt? Welche Unterweisungen müssen dokumentiert sein? Werden zusätzlich einzelne Zertifikate oder eine Einweisung vor Ort benötigt? Diese Abstimmung verhindert, dass Beschäftigte mit unvollständigen Unterlagen anreisen.
Der Sicherheitspass enthält verschiedene Bereiche, damit unterschiedliche Nachweise nicht durcheinandergeraten. Dazu gehören:
Persönliche Angaben und Arbeitgeber: Hier werden Angaben zur Person und zum aktuellen Arbeitgeber festgehalten.
Einmalige und wiederkehrende Unterweisungen: Dazu gehören beispielsweise Unterweisungen zu Gefahrstoffen, Atemschutz oder zum Verhalten im Notfall.
Lehrgänge mit Bescheinigung: Hier werden beispielsweise Erste-Hilfe-Lehrgänge, Qualifikationen zum Führen von Flurförderzeugen oder SGU-Prüfungen dokumentiert.
Arbeitsmedizinische Angaben: Der Sicherheitspass enthält gesonderte Bereiche für arbeitsmedizinische Vorsorge und Eignungsuntersuchungen.
Die Unterweisungsseiten sehen unter anderem Thema, Datum, Gültigkeitsangaben sowie Unterschrift beziehungsweise Stempel vor. Welche Angaben erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Eintrag ab.
Betriebliche Unterweisungen trägt im Regelfall das Unternehmen ein, Lehrgänge mit Bescheinigung üblicherweise das Ausbildungsinstitut. Das Unternehmen legt fest, welche Personen Eintragungen vornehmen dürfen. Für jeden Eintrag muss ein entsprechender Nachweis vorhanden sein.
Ein Eintrag allein erzeugt also keine Qualifikation. Auch ein eingeklebtes Etikett muss auf einer tatsächlich durchgeführten und belegbaren Unterweisung beruhen.
Eine Sicherheitsunterweisung soll Beschäftigte über die Gefährdungen ihrer Tätigkeit und die notwendigen Schutzmaßnahmen informieren. Nach § 12 Arbeitsschutzgesetz muss sie auf den Arbeitsplatz oder Aufgabenbereich abgestimmt sein. Unter anderem ist sie bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich sowie bei neuen Arbeitsmitteln oder Technologien vor Aufnahme der Tätigkeit erforderlich.
Hinzu kommen Wiederholungen: § 4 DGUV Vorschrift 1 verlangt eine Unterweisung erforderlichenfalls erneut, mindestens jedoch einmal jährlich, und ihre Dokumentation. Ein vorhandener Eintrag im Sicherheitspass ersetzt diese Wiederholung nicht.
Für die Praxis empfiehlt sich deshalb, nach einer erneuten Unterweisung auch die Dokumentation zu aktualisieren. Vor dem nächsten Einsatz sollte geprüft werden, ob die benötigten Nachweise noch aktuell sind und zur vorgesehenen Tätigkeit passen.
Wichtig ist außerdem die Unterscheidung zwischen dem Heft und seinen Einträgen: Nach Angaben der DGMK können ältere Auflagen des Sicherheitspasses weiterverwendet werden, solange Platz für Eintragungen vorhanden ist. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede darin dokumentierte Qualifikation unbegrenzt aktuell bleibt.
Weitere Hintergründe zu Pflichtunterweisungen nach § 12 ArbSchG erläutert unser Ratgeber.
Der BVEG-/DGMK-Sicherheitspass ist über Ströher Druckerei und Verlag beziehungsweise den offiziellen Sicherheitspass-Shop erhältlich. Die DGMK nennt diesen Anbieter als Bezugsquelle.
Vor einer Bestellung ist eine Abstimmung mit dem Arbeitgeber oder Auftraggeber sinnvoll: Welcher Pass wird verwendet, wer organisiert die Ausgabe und wer übernimmt die Eintragungen?
Der Kauf des Heftes ersetzt keine Schulung oder Prüfung. Erst die belegbaren Einträge machen daraus eine aussagekräftige Übersicht über die dokumentierten Unterweisungen und Qualifikationen.
Digitale Pflichtunterweisungen und ein Sicherheitspass aus Papier können sich sinnvoll ergänzen. Die Unterweisungsnachweise bleiben digital verfügbar, während Beschäftigte die entsprechenden Angaben auch im persönlichen Pass mitführen können.
Bei top elearning wird nach erfolgreichem Kursabschluss ein PDF-Zertifikat erstellt. Zusätzlich steht ein passendes Etikett für den Sicherheitspass bereit. Die Angaben werden aus den Zertifikatsdaten übernommen und müssen nicht noch einmal manuell zusammengestellt werden.
Das Etikett lässt sich im Dashboard als PDF abrufen, ausdrucken und als Aufkleber in den Sicherheitspass einkleben. Der digitale Zertifikatsnachweis bleibt weiterhin verfügbar. So lassen sich die zentrale digitale Ablage und das mitgeführte Nachweisheft miteinander verbinden, beispielsweise für Beschäftigte, die regelmäßig auf Montage oder bei Kunden im Einsatz sind.
Wichtig beim Einkleben: Das Etikett unterstützt die Vorbereitung des Eintrags. Erforderliche Bestätigungen, Unterschriften oder Stempel müssen nach dem vorgesehenen Verfahren ergänzt werden. Ob diese Form am Einsatzort akzeptiert wird, sollte mit dem Unternehmen beziehungsweise Auftraggeber abgestimmt werden.
Auch die digitale Unterweisung selbst muss zur Tätigkeit passen. Notwendige praktische Übungen, arbeitsplatzbezogene Erläuterungen und Rückfragen lassen sich nicht pauschal durch einen Online-Kurs ersetzen. Darauf weist auch die DGUV hin.
Das Ergebnis: digital abrufbare Nachweise und eine praktische Ergänzung für den physischen Sicherheitspass.Unternehmen behalten ihre Zertifikate im Zugriff, Beschäftigte können die dokumentierten Angaben am Einsatzort vorlegen.
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Quellen und weiterführende Informationen
Weitere Informationen zum Sicherheitspass, zu Eintragungen und zu den Anforderungen an betriebliche Unterweisungen finden Sie in den folgenden offiziellen Quellen.
